چگونه در کار و زندگی شخصی اولویت بندی داشته باشیم؟ - لوکو

واقعیت این است که زمان ارزشمند است و منتظر هیچ کس نمی ماند. البته بسیاری از ما به صورت ناخودآگاه زمان را هدر می دهیم اما هنگامی متوجه این موضوع می شویم که اغلب دیر است یا زمان خیلی کمی به جای مانده است. نتیجه این موضوع این است که فرصت برای انجام کاری که می خواستید انجام دهید کم می آید یا آن کار شکست می خورد.

به زمانی که باید صبح زود برای یک قرار کاری مهم آماده می شدید فکر کنید در این شرایط شب قبل تا دیر وقت برای تماشای یک برنامه تلویزیونی بیدار بوده اید و فردا دیر به محل کار رسیده اید و این موضوع باعث آشفتگی تان و عدم آمادگی مناسب برای دیدار کاری شده است. آیا مجبور به تماشای آن برنامه و بیدار ماندن تا دیر وقت بودید؟ آیا امکان استفاده از آن موقع برای استراحت کردن وجود نداشت؟

اغلب افراد زمان خود را به صورت خردمندانه سپری نمی نمایند. در این مطلب نمی خواهیم روی زمانی که تا به امروز سپری نموده ایم تمرکز کنیم بلکه می خواهیم چگونگی اولویت بندی زمانی که داریم را یاد بگیریم.

چگونه از زمان خود بیشترین استفاده را داشته باشیم؟

به نظر شما کیفیت بهتر است یا کمیت؟ در حقیقت نباید نگران اندازه زمانی که به جای مانده است باشید و به جای آن روی چگونگی استفاده از آن موقع تمرکز کنید تا لحظه های ارزشمندتری در آینده داشته باشید. به سادگی می توانید زمانی که در حال حاضر دارید را چند برابر کنید یا روی آن سرمایه گذاری کنید. با این کار به جای گذراندن زمان بیشتر در حال حاضر بازدهی بیشتری در آینده خواهید داشت و یکی از راه های سرمایه گذاری روی زمان برای داشتن زمان باکیفیت تر، اولویت بندی است.

به احتمال زیاد اولویت بندی را قبل از این شنیده اید و مفهوم جدیدی نیست. اما چند درصد افراد به صورت عامدانه کارها و وظایف روزانه خود را اولویت بندی می نمایند یا چند درصد افراد روشی را برای تصمیم گیری در خصوص اینکه چه چیزی به اندازه کافی مهم است که زمانی را به آن اختصاص دهیم و از کدام کارها باید عبور کنیم می شناسند؟

اولویت بندی به چه معنا است؟

زمانی که هر روز کارهای بسیار زیادی باید انجام دهید داشتن یک سیستم موثر برای کنترل همه کارها اهمیت بسیار زیادی دارد. اولویت بندی یعنی بدانیم کدام کارها باید بر اساس اهمیت کامل شوند. شناخت برترین روش ها برای اولویت بندی می تواند باعث ذخیره زمان و انرژی هنگام کار کردن گردد. اولویت بندی شامل سازماندهی کارها بر اساس اهمیت آن ها برای تعیین اینکه باید اول روی کدام موضوع کار کنیم است.

هنگامی که وسوسه می شوید که همه کارها را در اولویت بالا قرار دهید باید با احتیاط کار کنید. هنگامی که همه کارها مهم باشند، هر کاری اولویتش را از دست می دهد. اولویت بندی یکی از برترین استراتژی های مدیریت زمان است. با استفاده از این استراتژی چگونگی سازماندهی کارها را یاد خواهید گرفت، زمان بیشتری برای کار کردن روی کارهای بزرگ تر خواهید داشت و به مهلت های تعیین شده خواهید رسید. توسعه مهارت های اولویت بندی به انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر یاری خواهد نمود.

چرا اولویت بندی مهم است؟

اولویت بندی کارها فواید بسیار زیادی دارد از جمله:

• کارایی و بهره وری بیشتر

اولویت بندی کارهای مهم کارایی و بهره وری را افزایش می دهد. این کار باعث ایجاد شفافیت بیشتر روی مهم ترین کارها شده و به شما این اطمینان را می دهد که زمان و توجه کافی را برای انجام موفقیت آمیز آن ها اختصاص داده اید. این استراتژی تمرکز را افزایش داده و در عین حال حواس پرتی را کاهش می دهد. با اولویت بندی کارهای مهم در زمان کوتاه تر نتایج بهتری حاصل می شوند. برای بهبود کارایی، عملکرد و بهره وری باید اولویت های خود را بشناسید.

• اضطراب و استرس کمتر

یکی از بزرگ ترین مزایای اولویت بندی کارهای مهم این است که اضطراب و استرس را کاهش می دهد. هنگامی که کارهای بسیار زیاد و زمان بسیار کم برای انجام همه آن ها داریم دچار احساس خستگی و اضطراب می شویم. اولویت بندی، کارهایی که باید انجام دهیم را کاهش داده و به مدیریت موثر زمان یاری می نماید. با اولویت بندی کارهای مهم، کارهای کمتری برای انجام و زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم داریم. عدم توانایی اولویت بندی کارهای مهم باعث ایجاد استرس بیشتر می گردد.

• فرصت های بیشتر

اولویت بندی کارها امکان تمرکز روی مهم ترین کارهای روزانه را فراهم می نماید. هنگامی که کارهای خود را اولویت بندی می کنید، فرصت های بیشتری در دسترس خواهند بود و به اهداف مهم تری خواهید رسید. در صورتی که نتوانیم کارها را اولویت بندی کنیم متوجه می شویم که وقت بسیار زیادی را صرف کارهای کم اهمیت می کنیم. در صورتی که کارهای بسیار زیادی برای انجام داشته باشیم، پیشرفت لازم در کار را نخواهیم داشت. اولویت بندی اثربخشی و کارایی در کار را افزایش داده و زمان کافی برای استفاده بیشینه از فرصت های موجود را فراهم می نماید.

روش های موثر برای اولویت بندی کارها

1. ارزش هر کار یا فعالیت را تعیین کنید

قبل از اینکه تصمیم بگیرید کارها را اولویت بندی کنید باید اندازه اهمیت آن کار را تعیین کنید. ارزش چیزی است که از کاری که انجام می دهید به دست می آورید و سودی است که از سپری کردن زمان حاصل می گردد. گاهی اوقات ارزش فوری یا کوتاه مدت است و گاهی تنها در بلند مدت حاصل می گردد.

بنابراین هنگامی که روی زمان سرمایه گذاری می کنید در واقع ارزش آینده برای زمانی که اکنون می گذارید به دست می آید. اغلب فوایدی که حاصل می شوند فوری نیستند و برای آشکار شدن به زمان احتیاج دارند اما هنگامی که تعیین شوند در دراز مدت از آن ها لذت می برید.

2. هزینه های زمانی را کاهش دهید

از سوی دیگر فواید کوتاه مدت به بهای صرف زمان کنونی حاصل می شوند. اغلب نتایج کوتاه مدت باعث لذت های آنی می شوند اما یک باره هستند و به محض ایجاد از بین می فرایند. کارها به صورت اتوماتیک از طریق فکر اولویت بندی می شوند. برخی کارها باعث نزدیک تر شدن به اهداف شده و برخی دیگر باعث پیشرفت نمی شوند.

افراد به ندرت کارهای خود را به صورت عامدانه برنامه ریزی می نمایند و همین موضوع باعث می گردد برنامه ریزی اتوماتیک از طریق فکر انجام گردد. این همان جایی است که باعث می گردد احساس کنید همواره سرتان شلوغ است و زمان کافی ندارید زیرا برخی از کارهایی که انجام می دهید با اهدافی که برای آینده دارید همگام نیستند. در نتیجه زمان ارزشمند بسیاری را صرف کارهای زمان بر نموده و سرمایه گذاری اندکی روی زمان خواهید داشت.

به سادگی با تعیین ارزش کارهای روزانه می توانیم به صورت موثرتری کارهایمان را اولویت کنیم. این کار نه تنها هزینه های زمانی را کاهش می دهد بلکه باعث افزایش سرمایه گذاری های زمانی شده که فرد را قادر می سازد زمان را در آینده نزدیک برای کارهای مهم تر در زندگی خود بهره ببرید.

این قسمت را با تعریف یک سناریو تکمیل می کنیم. فرض کنید که قصد دارید برای تعطیلات به استرالیا بروید. این نخستین سفر شما به استرالیا است و قصد دارید کارهای زیادی انجام دهید، منظره ها بسیاری را ببنید و به رستوران های مختلفی بروید. انجام همه این تحقیقات خسته نماینده خواهد بود و به احتمال زیاد نمی دانید که باید از کجا شروع کنید. آیا باید اول هتل رزرو کنید یا اول بلیط هواپیما را تهیه کنید؟ اما در صورتی که قصد اقامت در یک هتل خاص را داشته باشیم و بدانیم که فاصله آن از جاهای دیدنی اصلی بسیار است چطور؟ آیا در ابتدا باید در پی جاهای دیدنی ای که می خواهیم بازدید کنیم باشیم؟

به منظور اینکه خیلی خسته نشوید یا بیش از حد برای سفر خود برنامه تعیین نکنید، باید ارزش هر کار یا فعالیت را برای یاری به اولویت بندی راحت تر کارها تعیین کنید.

3. با هدف و خواسته خود شروع کنید

هدف این تعطیلات چیست؟ زمانی که هدف این تعطیلات را بدانید قادر خواهید بود کارهای بسیار زیادی مانند رزرو کردن هتل، پرواز و بلیط ها و رستوران را انجام دهید. هنگامی که این فهرست را کامل کردید گام بعدی این است که به سادگی آن ها را بر اساس سه معیار دسته بندی کنید: آن هایی که داشتن شان واجب است، آن هایی که بایدی هستند و داشتن شان بهتر است و آن هایی که اگر داشته باشید خوب هستند.

واجب ها

این موارد آن هایی هستند که برای رسیدن به اهداف حیاتی هستند و باید از نظر زمان و منابع اولویت بالایی داشته باشند.

بایدها

بایدها مهم هستند اما حیاتی نیستند. خارج کردن آن ها از فهرست روی اثر خروجی تاثیرگذار خواهد بود.

خوب ها

مواردی که داشتن شان خوب است اختیاری هستند. نداشتن آن ها روی خروجی هدفتان تاثیر نخواهد داشت. زمانی که قادر باشید فهرست خود را بر اساس این سه معیار مرتب کنید یک گام به اولویت بندی موثر و گذراندن زمان بر اساس کارهایی که واجب هستند نزدیک تر خواهید بود و این کار بازی را تغییر می دهد. در این صورت می توانید متوجه شوید که زمان بیشتری برای سپری کردن دارید زیرا به صورت کامل واضح است که کدام موارد را باید نادیده بگیرید.

فرقی نمی نماید که یک متخصص تمام وقت، والد خانه دار یا والد شاغل هستید این موضوع می تواند روی همه جنبه های زندگی اعمال گردد. با استفاده از این راهنما زمان بیشتری را صرف اولویت بندی کارهای روزانه و همگام سازی آن ها با هدف زندگی کنید. این راهنما شما را با تشخیص موارد واجب، بایدها و آن هایی که داشتنشان خوب است هدایت و یاری می نماید.

4. کارها را بسنجید

حال که می دانید چگونه ارزش کارها را تعیین کنید گام بعدی اولویت بندی موثر، این است که کارها را به گونه ای ارزیابی کنید که بتوانید به صورت هدفمند تصمیم بگیرید کدام یک اهمیت بیشتری دارد. این کار به ویژه هنگامی که در هر دسته چند کار دارید بسیار کاربردی است. ارزیابی کارها با تعیین ارزش برای آن ها این امکان را فراهم می نماید که به صورت هدفمند اهمیت آن ها را ببینید و بدانید کدام کار را باید اول انجام دهید. با این روش اطمینان پیدا خواهید کرد که زمان و تلاشی که صرف می کنید تبدیل به کار با کیفیت می گردد.

5. از یک فهرست اصلی بهره ببرید

با نگه داشتن کارها در فکر خود نمی توانید آن ها را اولویت بندی کنید. یکی از برترین روش ها برای دستیابی به این هدف ایجاد یک فهرست اصلی است. به این منظور می توانید از یک ابزار مدیریت پروژه یا یک سند برای دسترسی سریع و به روز رسانی فهرست بهره بگیرید. فهرست اصلی به تشخیص اولویت هایی که همگام با اهداف اصلی زندگی هستند یاری می نماید. هنگامی که شروع به استفاده از یک فهرست اصلی می کنید روی کامل کردن کارهای بزرگ، معنادار و سخت تمرکز خواهید کرد.

6. با استفاده از ماتریس آیزنهاور کارهای فوری را از کارهای مهم متمایز کنید

با استفاده از یک فهرست اصلی همچنان هنگام تشخیص اینکه زمان حال و آینده ممکن است دچار سردرگمی شویم. بسیاری از افراد از اصل پرتو برای برطرف این مشکل استفاده می نمایند به این صورت که روی بیست درصد کارهایی که هشتاد درصد نتایج را ایجاد می نمایند متمرکز می شوند. اگرچه اصل پرتو بر تجربه تکیه دارد اما یکی از تکنیک های موثر ماتریس آیزنهاور است.

کارهای فوری آن هایی هستند که به توجه فوری احتیاج دارند مانند پاسخ دادن به ایمیل ها، پیغام ها و تماس ها. کارهای مهم بر ارزش ها، اهداف و ماموریت های بلند مدت متمرکز هستند. با استفاده از این روش باید در ابتدا کارهای ضروری و فوری را کامل کنید و تعیین کنید که چگونه کارهای مهم را تکمیل کنید. علاوه بر این می توانید کارهای مهم را به دیگران بسپارید و آن هایی که نه مهم و نه فوری هستند را حذف کنید.

7. قورباغه خود را قورت دهید

پس از اولویت بندی کارها باید برترین استراتژی برای تکمیل موفقیت آمیز آن ها را پیدا کنید. اولویت بندی موثر کارها احتیاجمند استراتژی های موثر است. هنگامی که روز خود را با دنبال کردن مهم ترین کارها شروع کنید انرژی و انگیزه کافی برای ادامه کار را خواهید داشت. قورباغه ها کارهایی هستند که چالش برانگیز و در بسیاری از موارد اغلب مهم هستند.

در خاتمه

مدیریت زمان تنها یکی از قطعه های پازل بزرگی است که از طریق آن می توانید زندگی خود را تغییر داده و به اهداف خود برسید. اغلب روبرو شدن با مانع یا محدودیت در زندگی به علت یک خطا یا تصمیمی که یکبار گرفته اید نیست بلکه اغلب یک فرایند و نتیجه بسیاری از کارهایی است که منجر به قرار گرفتن شما در موقعیت اکنون شده و برای بازتاب باید دقت بیشتری داشته باشید و آنالیز کنید که چگونه می توانید کارها را به شیوه ای متفاوت انجام دهید.

منبع: Lifehack